Положение об обработке персональных данных Клиентов в филиале «Санаторий «Плес» ФГБУ «СПб НИИФ» Минздрава России

Общие положения

Настоящее Положение разработано на основе и во исполнение части 1 статьи 23, статьи 24 Конституции Российской Федерации, положений главы 14 Трудового кодекса Российской Федерации, Кодекса об административных правонарушениях РФ, Гражданского кодекса РФ, Уголовного кодекса РФ, Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ«О персональных данных», Федерального закона 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Целью данного Положения является обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, от несанкционированного доступа, неправомерного их использования или утраты, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную, семейную и врачебную тайну.
Под субъектами персональных данных (далее по тексту Клиент) подразумеваются: физические лица, состоящие в гражданско-правовых договорных отношениях с филиалом «Санаторий «Плес» ФГБУ «СПб НИИФ» Минздрава России, граждане, получившие путевки на санаторно-курортное лечение в филиал «Санаторий «Плес» ФГБУ «СПб НИИФ» Минздрава России.
Персональные данные могут обрабатываться только для целей, непосредственно связанных с деятельностью филиала «Санаторий «Плес» ФГБУ «СПб НИИФ» Минздрава России, предусмотренных Уставом данного учреждения.
А именно:
1) оказание санаторно-курортной медицинской помощи взрослым по профилю деятельности: туберкулез органов дыхания, саркоидоз, потенциальная угроза заражения инфекционными заболеваниями (контакт с больными туберкулезом);
2) оказание платных услуг:
— осуществление транспортной деятельности, не связанной с обеспечением лечебного процесса Учреждения;
— оказание услуг в сфере сервисного и бытового обслуживания пациентов и работников Учреждения, а также оказание услуг по размещению граждан в помещениях, закрепленных за Учреждением на праве оперативного управления;
— деятельность, связанная с оказанием услуг по организации физкультурно-оздоровительных, спортивных и культурно-развлекательных мероприятий, не связанных с лечебным процессом Учреждения;
— экскурсионные услуги.
Филиал «Санаторий «Плес» собирает данные только в объеме, необходимом для достижения названных целей.
Сбор, хранение, использование и распространение, в том числе передача третьим лицам, персональных данных без письменного его согласия не допускаются.
Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания или включения их в общедоступные источники персональных данных, если иное не определено законом.
Сотрудники филиала «Санаторий «Плес», в обязанность которых входит обработка персональных данных Клиентов, обязаны обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом.
Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и морального вреда гражданам, затруднения реализации прав и свобод граждан Российской Федерации. Ограничение прав граждан Российской Федерации на основе использования информации об их социальном происхождении, о расовой, национальной, языковой, религиозной и партийной принадлежности запрещено и карается в соответствии с законодательством РФ.
Юридические и физические лица, в соответствии со своими полномочиями владеющие информацией о гражданах, получающие и использующие ее, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.
Настоящее положение утверждается директором филиала «Санаторий «Плес» ФГБУ «СПб НИИФ» Минздрава России и является обязательным для исполнения всеми сотрудниками, имеющими доступ к персональным данным Клиента.

Понятие и состав персональных данных

Персональные данные – любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу, в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, паспортные данные, семейное, социальное, имущественное положение, контактный телефон, состояние здоровья, рост, вес, адрес места жительства, другая информация.
К персональным данным Клиентов, которые обрабатывает филиал «Санаторий «Плес», относятся:
· анкетные и биографические данные (ФИО субъекта персональных данных, дата его рождения);
· сведения о составе семьи; информация о детях (ФИО и дата рождения ребенка)
· паспортные данные
· адрес места жительства (места регистрации);
· контактный телефон;
· образование, трудовой статус;
· срок пребывания в филиале «Санаторий «Плес»,
· данные анамнеза, медицинского обследования (клинического, лабораторного, инструментального), диагноз заболевания;
· другая аналогичная информация, на основании которой возможна безошибочная идентификация субъекта персональных данных.
Материалы истории болезни, заключенных договоров и иных документов клиентов относятся к конфиденциальной информации ограниченного доступа, предусмотренные списком лиц, имеющим доступ к персональным данным клиента утвержденным директором филиала «Санаторий «Плес».
Обработка персональных данных – действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных.
Оператор персональных данных — государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели и содержание обработки персональных данных.

Принципы обработки персональных данных Клиента

Обработка персональных данных должна осуществляться на основе принципов:
· законности целей и способов обработки персональных данных и добросовестности;
· соответствия целей обработки персональных данных целям, заранее определенным и заявленным при сборе персональных данных, а также полномочиям» филиала «Санаторий «Плес»;
· соответствия объема и характера обрабатываемых персональных данных, способов обработки персональных данных целям обработки персональных данных;
· достоверности персональных данных, их достаточности для целей обработки, недопустимости обработки персональных данных, избыточных по отношению к целям, заявленным при сборе персональных данных;
· недопустимости объединения созданных для несовместимых между собой целей баз данных информационных систем персональных данных;
· уничтожения персональных данных после достижения целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении;
· личной ответственности сотрудников филиала «Санаторий «Плес», за сохранность и конфиденциальность персональных данных, а также носителей этой информации;
· наличие четкой разрешительной системы доступа сотрудников филиала «Санаторий «Плес» к документам и базам данных, содержащим персональные данные.

Обязанности филиала «Санаторий «Плес» ФГБУ «СПб НИИФ» Минздрава России

В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина филиал «Санаторий «Плес» ФГБУ «СПб НИИФ» Минздрава России при обработке персональных данных Клиента обязан соблюдать следующие общие требования:
· обработка персональных данных Клиента может осуществляться исключительно в целях оказания законных услуг Клиентам;
· персональные данные Клиента следует получать у него самого. Если персональные данные клиента возможно получить только у третьей стороны, то клиент должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Сотрудники филиала «Санаторий «Плес» должны сообщить клиентам о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа клиента дать письменное согласие на их получение;
· филиал «Санаторий «Плес» не имеет права получать и обрабатывать персональные данные Клиента о его расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, за исключением случаев, предусмотренных законом. В частности, филиал «Санаторий «Плес» вправе обрабатывать указанные персональные данные Клиента только с его письменного согласия;
· при наличии надлежащим образом оформленного запроса предоставлять Клиенту доступ к его персональным данным;
· хранение и защита персональных данных Клиента от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена филиалом «Санаторий «Плес» за счет его средств в порядке, установленном законодательством;
· в случае выявления недостоверных персональных данных или неправомерных действий с ними оператора при обращении или по запросу Клиента либо уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных филиал «Санаторий «Плес» обязан осуществить блокирование персональных данных на период проверки;
· в случае подтверждения факта недостоверности персональных данных оператор на основании документов, представленных Клиентом либо уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, или иных необходимых документов обязан уточнить персональные данные и снять их блокирование;
· в случае отзыва Клиентом согласия на обработку своих персональных данных филиал «Санаторий «Плес» обязан прекратить обработку персональных данных и уничтожить персональные данные в срок, не превышающий трех рабочих дней, если иное не предусмотрено соглашением между филиалом «Санаторий «Плес» и Клиентом.

Права Клиента

· Право на доступ к информации о самом себе.
· Право на определение форм и способов обработки персональных данных.
· Право на отзыв согласия на обработку персональных данных.
· Право ограничивать способы и формы обработки персональных данных, запрет на распространение персональных данных без его согласия.
· Право требовать изменение, уточнение, уничтожение информации о самом себе.
· Право обжаловать неправомерные действия или бездействия по обработке персональных данных и требовать соответствующей компенсации в суде.
· Право на дополнение персональных данных оценочного характера заявлением, выражающим его собственную точку зрения.
· Право определять представителей для защиты своих персональных данных.
· Право требовать от филиала «Санаторий «Плес» уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные Клиента, обо всех произведенных в них изменениях или исключениях из них.

Порядок получения персональных данных

Все персональные данные Клиента следует получать у него самого после предоставления им письменного согласия.
Письменное согласие включает в себя:
· фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
· наименование и адрес филиала «Санаторий «Плес», получающего согласие Клиента;
· цель обработки персональных данных;
· перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие Клиента;
· перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых филиалом «Санаторий «Плес» способов обработки персональных данных;
· срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его отзыва.
Согласие не требуется, если:
· обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения договора, одной из сторон которого является Клиент;
· обработка персональных данных осуществляется для статистических или иных научных целей при условии обязательного обезличивания персональных данных;
· обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов Клиента, если получение его согласия невозможно.
При сборе персональных данных оператор обязан предоставить субъекту персональных данных по его просьбе следующую информацию:
· подтверждение факта обработки персональных данных филиалом «Санаторий «Плес», а также цель такой обработки;
· способы обработки персональных данных, применяемые филиалом «Санаторий «Плес»
· сведения о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым может быть предоставлен такой доступ;
· перечень обрабатываемых персональных данных и источник их получения;
· сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
· сведения о том, какие юридические последствия для субъекта персональных данных может повлечь за собой обработка его персональных данных.
Если персональные данные о Клиенте возможно получить только у третьей стороны, то Клиенту должна быть предоставлена следующая информация:
· наименование и адрес филиала «Санаторий «Плес»;
· цель обработки персональных данных и ее правовое основание;
· предполагаемые пользователи персональных данных;
· установленные Федеральным законом 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» права субъекта персональных данных.

Обработка, передача и хранение персональных данных Клиента

К обработке, передаче и хранению персональных данных Клиента могут иметь доступ лица предусмотренные списком лиц, утвержденным директором филиала «Санаторий «Плес» (приложение №1).
При передаче персональных данных Клиента филиалом «Санаторий «Плес» должно соблюдать следующие требования:
· не сообщать персональные данные Клиента третьей стороне без его письменного согласия за исключением случаев:
— обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения договора, одной из сторон которого является Клиент
— обработка персональных данных осуществляется для статистических или иных научных целей при условии обязательного обезличивания персональных данных;
— обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов Клиента, если получение его согласия невозможно.
· предупредить лиц, получающих персональные данные Клиента о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные Клиента, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется в случае обезличивание персональных данных и в отношении общедоступных данных.
· разрешать доступ к персональным данным Клиентов только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные Клиента, которые необходимы для выполнения конкретных должностных функций.
При трансграничной передаче персональных данных филиал «Санаторий «Плес» обязан:
· убедиться в том, что иностранным государством, на территорию которого осуществляется передача персональных данных, обеспечивается адекватная защита прав субъектов персональных данных
Все меры конфиденциальности при сборе, обработке и хранении персональных данных Клиента распространяются как на бумажные, так и на электронные (автоматизированные) носители информации.
Не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей персональной информации, по телефону или факсу.
По возможности персональные данные обезличиваются.

Хранение персональных данных

Персональные данные Клиента хранятся в филиале «Санаторий «Плес» и к ним приобщаются следующие документы:
— письменное согласие на обработку персональных данных
— собственноручно заполненное и подписанное Клиентом заявление
— договор
— иные документы по согласованию с Клиентом
— история болезни Клиента (с материалами, предоставленными Клиентом при поступлении в «Санаторий «Плес»)
Персональные данные Клиентов могут также храниться в электронном виде в локальной компьютерной сети. Доступ к электронным базам данных, содержащим персональные данные Клиента, обеспечивается 2-ступенчатой системой паролей: на уровне локальной компьютерной сети и на уровне баз данных.
Пароли в филиале «Санаторий «Плес» устанавливаются специализированными сотрудниками (программными администраторами) и сообщаются перечню лиц имеющим доступ к персональным данным Клиентов

Для обеспечения хранения персональных данных необходимо выполнить следующие шаги:
Организация работы с Клиентом должна быть подчинена, в том числе, решению задач обеспечения безопасности персональных данных, их защиты:
· при работе с Клиентом сотрудник филиала «Санаторий «Плес», являющийся оператором персональных данных, не должен выполнять функции, не связанные с приемом, вести служебные и личные переговоры по телефону. На его столе не должно быть никаких документов, кроме тех, которые касаются данного Клиента
· не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей персональных данных по телефону.
Истории болезни (личные дела) Клиентов, журналы и книги учета хранятся в рабочее и нерабочее время в металлических запирающихся шкафах. Сотрудникам филиала «Санаторий «Плес» не разрешается при выходе из помещения оставлять какие-либо документы, содержащие персональные данные, на рабочем столе или оставлять шкафы и кабинеты незапертыми.
На рабочем столе сотрудника должен всегда находиться только тот массив документов и учетных карточек, с которым в настоящий момент он работает. Другие документы, дела, карточки, журналы должны находиться в запертом шкафу. Исполняемые документы не разрешается хранить в россыпи. Их следует помещать в папки, на которых указывается вид производимых с ними действий (для отправки и пр.).
В конце рабочего дня все документы, дела, листы бумаги и блокноты с рабочими записями, инструктивные и справочные материалы должны быть убраны в шкафы (сейфы). На рабочем столе не должно оставаться ни одного документа, содержащего персональные данные Клиента. Черновики и редакции документов, испорченные бланки, листы со служебными записями в конце рабочего дня уничтожаются.
Мусор, выносимый из помещений, содержащий персональные данные клиента, должен сжигаться.
Филиал «Санаторий «Плес» особым образом обеспечивает гарантии конфиденциальности материалов, связанных с анкетированием, проведением беседы с Клиентом.

Доступ к персональным данным Клиента

Внутренний доступ (доступ внутри организации).
Право доступа к персональным данным Клиента имеют: перечень должностей сотрудников, утвержденным директором филиала «Санаторий «Плес»
Другие сотрудники филиала «Санаторий «Плес» имеют доступ к персональным данным Клиента только при наличии специального указания в письменном согласии самого Клиента, носителя данных.

Внешний доступ.
Персональные данные Клиента могут быть предоставлены третьим лицам только с письменного согласия Клиента.
Филиал «Санаторий «Плес» обеспечивает ведение журнала учета выданных персональных данных Клиента, в котором фиксируются сведения о лице, которому передавались персональные данные Клиента, дата передачи персональных данных или дата уведомления об отказе в предоставлении персональных данных, а также отмечается, какая именно информация была передана.
Доступ Клиента к своим персональным данным предоставляется при обращении либо при получении запроса Клиента. Филиал «Санаторий «Плес» обязан сообщить Клиенту информацию о наличии персональных данных о нем, а также предоставить возможность ознакомления с ними в течение десяти рабочих дней с момента обращения.
Запрос должен содержать номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его законного представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе и собственноручную подпись субъекта персональных данных или его законного представителя. Запрос может быть направлен в электронной форме и подписан электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Клиент имеет право на получение при обращении или при получении запроса информации, касающейся обработки его персональных данных, в том числе содержащей:
· подтверждение факта обработки персональных данных филиалом «Санаторий «Плес», а также цель такой обработки
· способы обработки персональных данных, применяемые филиалом «Санаторий «Плес»
· сведения о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым может быть предоставлен такой доступ
· перечень обрабатываемых персональных данных и источник их получения
· сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения
· сведения о том, какие юридические последствия для Клиента может повлечь за собой обработка его персональных данных.
Сведения о наличии персональных данных должны быть предоставлены Клиенту в доступной форме, и в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных.
Право Клиента на доступ к своим персональным данным ограничивается в случае, если предоставление персональных данных нарушает конституционные права и свободы других лиц.

Защита персональных данных

Для защиты персональных данных Клиентов необходимо соблюдать ряд мер:
· порядок приема, учета и контроля деятельности Клиентов
· технические средства охраны, сигнализации
· требования к защите информации при беседе с Клиентом.
Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных Клиента, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ.
Все лица, связанные с получением, обработкой и защитой персональных данных Клиента обязаны подписать «Обязательство о неразглашении персональных данных Клиента» (приложение №2).

Уточнение, блокирование и уничтожение персональных данных

Блокирование информации, содержащие персональные данные Клиента, производится в случае:
· если персональные данные являются неполными, устаревшими, недостоверными;
· если сведения являются незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки.
В случае подтверждения факта недостоверности персональных данных филиал «Санаторий «Плес» на основании документов, представленных Клиентом, уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных или полученных в ходе самостоятельной проверки, обязан уточнить персональные данные и снять их блокирование.
В случае выявления неправомерных действий с персональными данными филиал «Санаторий «Плес» обязан устранить допущенные нарушения. В случае невозможности устранения допущенных нарушений оператор в срок, не превышающий трех рабочих дней с начала даты выявления неправомерности действий с персональными данными, обязан уничтожить персональные данные.
Об устранении допущенных нарушений или об уничтожении персональных данных филиал «Санаторий «Плес» обязан уведомить Клиента, а в случае, если обращение или запрос были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, также в указанный орган.
Филиал «Санаторий «Плес» обязан уничтожить персональные данные Клиента в случае:
— прямо предусмотренном в Федеральном законе РФ
— достижения цели обработки персональных данных
— отзыва Клиентом согласия на обработку своих персональных данных

Ответственность за разглашение персональных данных и нарушение

Филиал «Санаторий «Плес» ответственен за персональную информацию, которая находится в его распоряжении и закрепляет персональную ответственность сотрудников за соблюдением, установленных в организации принципов уважения приватности.
Филиал «Санаторий «Плес» обязуется поддерживать систему приема, регистрации и контроля рассмотрения жалоб клиентов, доступную как посредством использования Интернета, так и с помощью телефонной, телеграфной или почтовой связи.
Любое лицо может обратиться к сотруднику филиала «Санаторий «Плес» с жалобой на нарушение данного Положения. Жалобы и заявления по поводу соблюдения требований обработки данных рассматриваются в десятидневный срок со дня поступления.
Сотрудники филиала «Санаторий «Плес» обязаны на должном уровне обеспечивать рассмотрение запросов, заявлений и жалоб клиентов, а также содействовать исполнению требований компетентных органов. Лица, виновные в нарушении требований настоящего положения, привлекаются к дисциплинарной, административной, гражданско-правовой или уголовной ответственности в соответствии с действующим законодательством РФ.